Vous avez dit participation ? (5)

5 – Les conditions de réussite ou comment s’y prendre et l’organiser ?
Avant de passer en revue les conditions de la réussite, on doit impérativement rappeler qu’une démarche de participation est d’abord affaire de volonté politique. Ce sont les élus qui doivent donner l’impulsion, cadrer et être garants de la démarche. Préparé avec rigueur et minutie le choix de concerter doit donc être validé, compris, approprié et partagé dans ses enjeux et ses objectifs dès le départ par l’équipe municipale et les services. Elle appelle des uns et des autres une posture ouverte et collaborative qui ne supporte pas l’improvisation.

Pour cela, dès l’origine, l’élaboration d’un « plan de participation » du projet est nécessaire. Conçu sur mesure, adapté aux besoins et enjeux, il permet de bien identifier les problèmes, de préciser les choix et modalités, de poser le cadre de pilotage, de planifier la démarche, etc. C’est toujours une erreur que de considérer que LA ou LES réunions sont la concertation !

5.1 : Définir l’objet et la finalité du processus
Définir l’objet, c’est cerner et comprendre ce qui est en jeu et s’interroger sur la pertinence, l’opportunité, la faisabilité de la concertation, et cadrer précisément son objet. Selon l’objectif visé, le champ de la concertation sera plus ou moins large et l’on distinguera ce qui relève de la pédagogie de ce qui relève de la négociation :

  • S’il s’agit uniquement d’un objectif d’appropriation du projet, le contenu pourra être très large, car il ne s’agit pas de modifier le projet, mais de mieux le faire comprendre.
    – les besoins identifiés : manque d’information, incompréhensions, inquiétudes, …
    – les attentes non négociables qu’il conviendra d’expliquer ;
    – les points sur lesquels, il me paraît important d’apporter une information.
  • S’il s’agit d’un objectif d’enrichissement du projet ou de coproduction, ce champ doit être bien circonscrit pour éviter les malentendus. En effet, le projet est de par sa nature, son degré d’avancement, ses contraintes, nécessairement en partie contraint et certains points sont de fait “non modifiables”, “non négociables”.
    Le “non négociable” qui doit être très clairement explicité a priori, regroupe des considérants de natures diverses :
    – Les orientations politiques qui fondent le projet
    – Les enjeux fonctionnels du projet
    – Les contraintes irréversibles, techniques, financières, de délais, qui réduisent le champ du « négociable”
    Sachant que le périmètre du “négociable” évoluera au fur et à mesure de l’avancement du projet. Plus il avance et plus il se restreint. D’autant que le “négocié” devient par définition “non négociable”.

Le cheminement de questionnement explicité ci-après aidera à préciser le cadre et la stratégie de concertation.

5.1.1 : déterminer les objectifs
Le contenu soumis à la concertation est-il fiable et stable ?
• Quelles sont les décisions déjà prises ?
• Quel est le bon moment de la concertation : en amont, pendant, a posteriori (évaluation) ?
• Qu’est-ce qui est soumis au débat, qu’est-ce qui ne l’est pas ?
• Qu’est-ce qui est techniquement, financièrement possible ou pas ?
• Quelles sont les attentes, les ressentis déjà repérés auprès des habitants / usagers
• Quel périmètre géographique ? ou quelle(s) cible(s) ?
• Y’a t-il un cadre réglementaire à respecter ?

5.1.2 : clarifier la finalité
• À quoi doit servir le débat ?
• Mieux appréhender les besoins ou attentes des habitants / usagers
• Améliorer le projet par rapport à des besoins connus
• recueillir un simple avis sur le projet
• obtenir une validation
• créer une opportunité de rencontre entre élus et citoyens
• améliorer le service rendu au public
• faire émerger des idées nouvelles
• Comment sera utilisé le résultat de la concertation ?

5.1.3 : identifier les parties prenantes
Les parties prenantes sont les individus et les groupes constitués ayant un intérêt commun à la question ou au projet mis en débat.
• Quel est le rôle des élus ?
• Quel est rôle des techniciens ?
• Quel est le rôle des partenaires ?
• Qui est concerné et /ou qui est susceptible de se sentir concerné ?
• Quelle place pour la “société civile” organisée ?
• Quelle place pour le grand public ?
• A priori quelles seront les positions, jeux ou postures des différentes parties prenantes ?
• En quoi et jusqu’à quel point peuvent-elles faciliter, freiner ou contraindre la démarche ?

5.1.4 : estimer les moyens à mobiliser
Estimer les moyens humains et financiers disponibles pour organiser la concertation
en tenant compte de la spécificité de l’objet, de l’ampleur et de la durée. Un processus à l’économie est voué à l’échec.

5.2 : Choisir un mode de concertation

Le choix de la méthode qui s’appliquera à une très large palette de modes distincts (réunions publiques, ateliers participatifs, visites sur site, voyage d’étude, questionnaires…) est fonction :

  • de l’objet soumis à la concertation
  • de l’information et des documents disponibles
  • de l’information à produire spécifiquement
  • des publics à associer
  • des ressources humaines et financières à mobiliser
  • des moyens techniques de communication
  • du temps disponible et du calendrier

5.3 : Bâtir le plan de communication, assurer la logistique
L’information est une condition nécessaire à la concertation. Celle-ci doit être produite, sélectionnée, mise en forme et diffusée suffisamment en amont de la démarche dans l’objectif d’interpeller, informer et faciliter les débats.
En premier lieu, elle a une vocation pédagogique sur les enjeux, la démarche, les règles du jeu, les modalités proposées pour la participation du public et les bénéfices attendus de la concertation. Elle doit permettre de vulgariser ou de “médiatiser” la problématique pour la rendre accessible à l’ensemble des cibles, y compris les moins perméables, tout en veillant à ce que la vulgarisation ne conduise pas à un appauvrissement des contenus mis à disposition.
Enfin, l’information permet de mettre les différentes parties prenantes au même niveau d’information et de compréhension de la question posée en cherchant à mobiliser les “silencieux”.
Le plan doit également intégrer un volet permettant d’entretenir la mobilisation au cours du processus participatif. Il est important d’informer régulièrement sur les évolutions de la concertation, rendre compte des contributions des uns et des autres, entretenir l’intérêt pour le processus en montrant sa progression mais aussi, le cas échéant, en explicitant les difficultés qu’il rencontre.

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5.4 : Animer le processus en tenant les objectifs et le rythme
Éviter l’écueil d’un débat confus, qui “tourne en rond” ou dans lequel une poignée de participants capte la parole et tenir les délais, requiert de la méthode pour assurer l’animation du processus, distincte de celle des réunions.
À cet égard, il convient d’être particulièrement vigilant sur trois points :

  • Les débats ont lieu à partir d’un énoncé clair de la problématique, étayés par des documents d’information et non simplement de communication, donnant réellement à comprendre.
  • Le déroulement du débat doit nécessairement permettre à chacun d’identifier la séquence de discussion dans laquelle les participants se situent. Ainsi, des synthèses ou points d’étape doivent être régulièrement mis à disposition des participants.
  • Toute prise de parole est légitime par définition. Les contradictions et prises de position divergente doivent pouvoir s’exprimer dans le respect des règles de bienséance et du cadre prédéterminé.

Se pose également la question du rôle de la maîtrise d’ouvrage et des élus vis-à-vis de l’animation de la concertation imposant une attitude neutre et non partisane qui peut être difficilement compatible avec le rôle de l’animateur. D’autant qu’il n’y a pas de concertation efficace sans un portage des élus concernés agissant dans la sphère de leur légitimité dans laquelle ils doivent affirmer leur volonté politique, fixer les lignes directrices mais aussi arbitrer entre les contradictions et trancher les litiges éventuels.

De ce point de vue, maîtrise d’ouvrage et élus ont intérêt à expliciter d’emblée leur grille d’appréciation des suggestions ou propositions émises par les participants en fonction de :

  • la recevabilité politique
  • la conformité à l’intérêt général ou à d’autres intérêts
  • la valeur ajoutée au projet
  • la faisabilité technique
  • l’incidence budgétaire
  • l’incidence sur les délais de réalisation du projet

5.5 : Conclure et acter le processus
L’aboutissement de la concertation, c’est une contribution concrète à une décision à venir. Elle doit être formellement actée sous une forme ou une autre : avis, appréciations, relevé de propositions, de contre-propositions, de recommandations ou de prises de position…
Elle doit traduire la dimension collective et non refléter une somme d’avis individuels.
Acter et rendre compte du résultat du processus de manière claire et honnête est une dimension fondamentale de la relation de confiance entre élus et habitants ou acteurs. Ce retour vers les parties prenantes est un gage de transparence tout autant qu’une trace, véritable “preuve historique” retraçant le déroulement du processus et son impact sur la formation de la décision.
Naturellement ce document de synthèse gagne toujours à être enrichi d’une évaluation.
Ces éléments peuvent être utilement exploités a posteriori dans la communication sur le projet lui-même.

 5.6 : Évaluer le processus
L’évaluation est partie intégrante du processus. Elle va permettre de l’analyser selon les critères habituels de l’évaluation : a-t-il été pertinent, efficace, efficient ou cohérent ? Quel en a été l’impact ?
Quelques indicateurs simples permettront d’évaluer le processus :

  • Appréciation de l’impact du processus :
    • Quel est le nombre de personnes impactées par la concertation ?
    • La diversité du public a-t-elle été assurée ?
    • Quel a été le degré d’implication des parties prenantes
    • Qu’en ont retiré les participants
    • A-t-il facilité l’appropriation du projet ?
  • Appréciation sur le déroulement du processus :
    • Quel a été la richesse des échanges 
    • En quoi l’organisation du débat et le cheminement des avis émis ont-ils permis de nourrir la décision ?
  • Appréciation de l’impact sur la décision finale :
    •  Quels sont les principaux résultats, les apports de la concertation ?
    • De quelles manières (qualitativement et quantitativement) ont-ils influé sur la décision ?

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